Storitve Pošte Slovenije na področju e-računov so zanimive za samostojne podjetnike in podjetja vseh velikosti. Izdajatelji bodo lahko svoje e-račune pripravljali bodisi v spletni aplikaciji bodisi v lastnem (že obstoječem) informacijskem sistemu.

Priprava eRačunov za male izdajatelje 

Priprava e-računa, skladnega s predpisi in standardom eSLOG predstavlja izziv predvsem majhnim izdajateljem, ki so do sedaj račune pripravljali v različnih urejevalnikih besedil ali manjših namenskih programih. Nakup novih ali nadgradnja obstoječih rešitev za pripravo e-računa v eSLOG-u lahko malim izdajateljem predstavlja večji strošek, saj so tudi cene rešitev ta hip zaradi večjega povpraševanja praviloma višje.

Elegantnejša rešitev za uporabnike, ki iščejo enostavne, dostopne in cenovno ugodne načine priprave e-računov je uporaba spletna aplikacije eRačun. Primerna je za izdajatelje, ki mesečno izdajo manjše število e-računov (npr. okoli 100), saj jim poenostavi in pohitri pripravo e-računov. Uporabnik e-račun pripravi iz vnaprej pripravljene predloge, vgrajen šifrant postavk pa omogoča dodajanje postavk za opravljene storitve z enim klikom. Ob posredovanju e-računa po e-pošti se izdela še PDF-dokument, zato prejemnik zlahka prebere vsebino prejetega e-računa. Spletna aplikacija je pripravljena tako, da lahko uporabnik do nje dostopa tudi preko mobilnega telefona ali tablice.

Avtomatizacija procesov za večje izdajatelje

Cilj večjih izdajateljev je predvsem avtomatizacija procesov izdajanja in prejemanja e-računov. Informacijski sistemi, ki jih za fakturiranje uporabljajo večji izdajatelji, večinoma že podpirajo obliko eSLOG. Ti za pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom potrebujejo le še ponudnika e-poti. To vlogo lahko prevzame storitev eRačun Pošte Slovenije. Podjetja preprosto pripravijo e-račune v svojem okolju/aplikaciji in posredujejo v sistem Pošte Slovenije, kjer se izvede verifikacija e-računa, ga po potrebi digitalno podpiše in posreduje Upravi Republike Slovenije za javna plačila (UJP). Če izdajatelj ne premore ustrezne rešitve za fakturiranje, mu v Pošti Slovenije ponudijo tudi storitev po meri in pripravo modula za pretvorbo podatkov za račun v strukturo eSLOG.

Varne e-poti

Poština storitev omogoča različne načine pošiljanja e-računov. Poleg posredovanja na UJPnet omogoča dostavo e-računov drugim prejemnikom. Za zanesljivo dostavo e-računov prejemnikom se pošiljatelj lahko odloči za storitev e-vročanja v varne e-predale (moja.posta.si) ali uporabo registrirane e-pošte. Slednja storitev omogoča dostavo sporočila z e-povratnico na prejemnikov e-naslov, posledično pa odpadejo (ne)namerne »izgube« e-računov v e-poštnem sistemu in morebitno dodatno delo povezano s ponovno izdajo. Obvladovanje izdanih e-računov je tako zanesljivejše.

Hramba v certificiranem eArhivu

Organizacije in samostojni podjetniki so zavezani hraniti prejete in izdane račune. Če je bil račun izdan v elektronskem zapisu oziroma v standardu eSLOG, je to njegova izvirna oblika, ki ji je treba zagotavljati celovitost in avtentičnost za obdobje 10 v nekaterih primerih pa tudi 20 let. V ta namen lahko uporabniki svoje prejete in izdane e-račune tudi varno hranijo v certificirani (in s strani Arhiva RS akreditirani) storitvi varne hrambe eArhiv. Pošta Slovenije zagotavlja, da bodo e-računi uporabnikov absolutno varno hranjeni brez bojazni pred izgubo.

Testiranje storitve

Storitev eRačun je možno pred uporabo tudi celovito preizkusiti v testnem okolju. Tako lahko uporabniki preizkusijo funkcionalnosti in delovanje spletne aplikacije, ali pa svoj informacijski sistem povežejo s storitvijo. Na ta način se lahko pred odločitvijo prepričajo, če storitev izpolnjuje njihova pričakovanja.